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TERCER CONTACTO/TAREA CON ¡¡EL GRAN RETO PERSONAL!!: COLABORACIÓN Y GRATITUD.

Imagen extraída de la Red Internet.
He entrado en este salón después de varias horas poniendo en orden mi pensamiento.

Abro la ventana y ardo en deseos de sentarme en una butaca mecedora que, dormida en un rincón, recuerda a un arpa becqueriana, deseando que activen su esencia.

Entra la luz de un nuevo día. Me siento a mecerme observando cómo los rayos diurnos bañan la estancia de una atmósfera propicia para afrontar una nueva tarea. 

Surgen los pensamientos, los recuerdos, el símil constante de la ventana que proyecta la luz del APRENDIZAJE sobre mi persona:


Aún recuerdo el primer día que abrí esta ventanilla al mundo exterior. El corazón me latía en una taquicardia desconocida. Aunque ya había trabajado antes atendiendo una ventanilla de usuarios en una entidad bancaria, nunca lo había hecho ante padres y madres de alumnado de una Comunidad Educativa donde todos (o casi todos) me terminarían por conocer como «la chica de la ventanilla».

Para mí era un reto personal en el que la toma de contacto visual  e inicial (ROSTROS) y la interacción individual (PALABRAS), prosperaban en pos de una intención: LA COLABORACIÓN.

Una actitud colaborativa no es una tarea de fácil resultado. A veces a esa «ventanilla» llegan personas que creen tener unos derechos adquiridos por el simple hecho de ser usuarios de un sistema (el cliente siempre lleva la razón). 

Cuando me encuentro con este tipo de situaciones enseguida busco la forma de colocarme a ese otro lado del cristal que me separa del usuario. Un rostro, una mirada y unas palabras me ponen en situación.

Es lo que se denomina Práctica Reflexiva, que no es más que un monólogo interior en el que evalúo:

¿Cómo me gustaría que me atendieran? ¿Qué grado de protagonismo quiero recibir ante mi demanda? ¿Impera la escucha activa? ¿Estoy siendo bien atendido conforme a mi demanda?

Es por ello que me gusta documentarme debidamente cuando los plazos del mundo educativo se abren y cierran  por espacio limitado, accediendo a las normativas y decretos (artefactos), comprobando qué ha cambiado, qué se ha añadido o qué se puede mejorar.

…y la sonrisa.

La sonrisa es la práctica genuina y cotidiana del agradecimiento.

Ya… y la Utopía en la que se bañan mis palabras, pero esa es la materia de la que se nutre mi personal reto.

Cierro los ojos (cierro la ventanilla) agradeciendo todo lo aprendido, visualizando esos campos (personas/usuarios) que se llevan algo de mí (representando a la ADMINISTRACIÓN) en su memoria selectiva.

Y vuelvo al acomodo de mi habitación, donde los muebles que en el inicio de los días me parecieron obsoletos, van tomando una apariencia más actual…

No sé porqué llegué hasta aquí…pero sé que se está produciendo EL CAMBIO… 

Alicia y su Mooc…que es tuyo.

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Reto

Hola, os presento mi reto y como ha surgido.

Dentro de mi departamento, como comenté en la tarea 2, parte del tiempo se dedica al público, al asesoramiento o resolución de dudas, generalmente relacionadas con la puesta en marcha de empresas del sector alimentario.

Aunque la información que suministramos se encuentra disponible en la Web de la consejería, es cierto que si no estas acostumbrado a manejarla es fácil perderse y no poder localizar lo que se busca, que está disperso en distintas pantallas (modelos que cumplimentar, información relativa al lugar de presentación, plazos…etc).

La mayoría de las consultas son telefónicas y a parte de suministrar dicha información de formal verbal, muchas veces haciendo que el propio interesado se meta en la web de la Consejería y guiándole en la localización de la información (para que se familiarice con la página), es habitual remitirle un correo electrónico con la misma información, con enlaces a la web, etc instándoles a que vuelvan a consultarnos si tienen dudas. En este correo se suministra un documento resumen de la principal información de la página y los teléfonos y direcciones de las unidades de protección de la salud de la provincia (información disponible en la web, pero en la del sas), junto con normativa de aplicación, guías, manuales o cualquier otro documento que haya solicitado o le pueda servir de ayuda.

Para optimizar la gestión del tiempo, hace mucho que elaboré un correo electrónico “tipo” con la información que se repite, que según el caso iba adaptando, añadiendo o quitando información. Pero me parece que se podría hacer mucho más acercando a la ciudadanía esa misma información en una página web propia  del departamento donde se pudiera conocer desde los nombres o puestos de las personas que forman el departamento, teléfonos, la información concreta que solicitan adaptada al territorio, con direcciones, teléfonos, documentos, …etc. De manera que los documentos y pasos necesarios para cada trámite quedaran explicados con detalle y se le diera información de otras webs donde pueden encontrar información de utilidad.

Para que tuviera utilidad debería ser un sitio dinámico, con facilidad de ir cambiando la información según se modifiquen los datos que incluya.

Aunque abordaré el reto en solitario, creo que sería necesaria la participación de otros profesionales del departamento y de las unidades de protección de la salud del distrito en su elaboración, para recabar el contenido más apropiado de la página y de otros profesionales para la creación de la misma.

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¡¡SOY INNOVA!!

Imagen extraída de la Red Internet


INNOVA nace con el deseo de ser diferente, pero a la vez de aportar lo poco que conoce de su mundo, al resto de semillas que se abren paso en esta tierra de promesas. 

 Aunque aún no sabe cómo hacerlo, está naciendo y creciendo en el desarrollo de su propio proceso de aprendizaje.

La única forma de entender a INNOVA es siendo INNOVA, empatizando con su esencia, dejando que hable en primera persona. Os dejo con su voz:



Soy Innova. Hace apenas unos instantes he dejado la húmeda oscuridad donde he habitado y de la que, necesariamente, me he nutrido.  He elegido dar un paso más, horadar la tierra para ir en busca de la luz, ese otro tipo de alimento que sé, en esencia, que hará que broten mis dormidos instintos. 

Me siento sola, pero sé que es solo una apariencia. En mi interior late una sabiduría innata que me hace entender que hay otras semillas como yo, con otros denominadores comunes, abriéndose paso a través de otro tipo de ideas y creencias. 

 Aunque no conozco sus nombres, sé que se perpetúan como una especie diferente pues hemos llegado hasta aquí gracias a un proceso INNOVADOR: creer en una causa común.

CAMBIAR es querer conjugar el verbo.

CREER es crear el espacio adecuado para ese cambio.

CREAR es la acción que late en nuestro interior.

He cambiado mi aspecto, de semilla dormida, a despierto resultado.

He creído en mi alimento, oscuro y húmedo, solitario…pero necesario para afrontar el cambio.

He creado mi fortaleza, he creído en mi instinto, he cambiado mi apariencia.

Veo la luz…la LUZ eres tú, que me lees, que me das vida con tu visión de la mía, de mi existencia.

Soy INNOVA ¿lo he dicho antes?

Solo espero crecer…y que nada ni nadie perturbe mi destino.


(Continuará…)


Alicia y su Mooc…que es tuyo.


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REFLEXION DE LA TERCERA TAREA

REFLEXION

Cuando comencé mi reto, me disteis la oportunidad de << Este reto puedes llevarlo a cabo en solitario o formar equipo con otros/as participantes>> y claro si me das a elegir entre tu y la gloria, ay amor me quedo contigo.

Decidí hacerlo solo. Creo firmemente que el trabajo en equipo enriquece y perfecciona el mismo, vaya esto por delante. Pero el equipo tiene que tener sintonía y actitud, y esto es precisamente lo que en infinidad de equipos de trabajo, de equipos de trabajos de formación, de grupos de estudios etc, etc, nunca me he encontrado, mi experiencias que son muchas no han sido paralelas al menos.

Siempre hay tres personas que trabajan y se preocupan de que todo vaya bien y otras tantas que no hacen el hue y se benefician del trabajo de los otros, esto siempre ocurre, puedes poner si quieres otro número distinto al tres.

Por tanto para trabajar en equipo tienes que conocer a los jugadores, para hacer una alineación, para que puedanfuncionar más o menos bien y todos salgan beneficiados en todos los sentidos.

Entiendo la tendencia que se fomenta/plantea ahora de fomentar la intercomunicación y el trabajo de equipo, se que es mucho mejor y más enriquecedora, no me teníais que haber dejado elegir.

No obstante mi reto, ya tiene aliados de grupo, son mis propios compañeros, que me ayudan en la elaboración de las encuestas, me dan su opinión, comentan las jugadas, son similares a las ideas y problemas que se han planteado/visionado, y que van en sintonía con lo que se ha propuesto en el reto.

Ya comenzamos a tener resultados, los iniciales, que veremos si continúan en la misma tendencia o cambian y que no hacen más que poner sobre la mesa, lo que ya se había visionado con la encuesta, como si hubiéramos querido inducir al usuario a la respuesta. Casi era evidente, pero el protagonismo lo ha de tener el ciudadano, se ha de sentir estrella del cambio, para una mejora continua.

Por ahora, todo el mundo quiere una sola administración, una sola gestión integral, una sola cita, una mejor atención en definitiva y una mayor facilidad de acceso a la información. Pero es que esto se veía venir y que fácil es ponerlo en práctica verdad.

Tiene guasa la cosa y no me refiero a un sistema informático de ultracomunicación de grupos y de personas que se llevan todo el día guaseando.

Resulta que esto tan simple es a día de hoy supercomplicadísimo (se ha de acuñar este termino dentro de la innovación si queremos que se haga innovación). Se necesita un gran cambio de actitud política, para llevar una transformación que sea beneficiosa para el ciudadano, que se piense más en el ciudadano, que se anteponga el ciudadano antes que el dominio político. Es anquilosado que a día de hoy la gestión pública pueda tener tantas trabas, pero así es.

Doy las gracias desde aquí a compañeros del curso, que cuando han leído mi reto del blog ( http://administraciondeinnovacionpublica.blogspot.com.es/p/el-retorno.html    ), me han dado la razón en cuanto a esa cosa tan rara de las dos administraciones juntas, que también ellos las han sufrido en sus propias carnes, porque quien no ha sido alguna vez desempleado.

Y bien si yo quiero innovar en esto tan sencillo como planteo, es de ensueño verdad.

Iremos viendo a medida que vayamos avanzando si la tónica de lo que nos dice las encuestas, sigue siendo la misma o varía algo, ya os cuento.
No obstante si alguien trabaja en entorno similar al mío y le gusta mis planteamientos o tiene otros distintos y está dispuesto a formar un grupo de trabajo, lo espero y hablamos.
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Innovar=servicio al ciudadano

TAREA 2

Mi trabajo es de auxiliar administrativo en un IES, en el tema de innovación tendríamos que facilitar más el acceso de los ciudadanos a todos aquellos trámites necesarios que conlleva el día a día de la escolarización de sus hijos.

Cierto es que ya se han dado grandes pasos en el tema de la teletramitación pero quedan todavía algunos flecos por perfilar.

Intentar agilizar sus trámites debe ser la apuesta de nuestra Administración, hay ciudadanos que el mero hecho de tener que salir del trabajo para recoger un certificado de asistencia le conlleva más de un problema laboral.

 ¿No se podría acceder a ellos con un certificado digital?. Visionar las faltas, controlar exámenes y notas si que se puede en la plataforma PASEN de educación pero el siguiente paso en la innovación es que ellos mismos pudieran solicitar e imprimir dichos certificados, y cuando hablo de certificados hablo de cualquier documento administrativo, claro está.

¿Que sentido tiene que un profesor a la hora de entregar los boletines tenga que pasarse media hora poniéndole el sello del centro a los mismos?

¿Qué sentido tiene que un padre o madre pierda tiempo en venir a recoger dichos boletines a no ser que quiera hablar con el profesor?. Para eso existen otros cauces como tutorías, …

Una aplicación inmediata de la innovación es en el  tema de atención al público aunque parezca una obviedad si que se puede innovar y es en una tarea tan sencilla como el ponerse en el lado del ciudadano (por regla general padres de alumnos), comprender sus inquietudes e informarles gratamente y no con cara de no tener amigos como he podido comprobar personalmente en otros departamentos de cara al público. Y digo yo, pero qué somos sino empleados públicos para trabajar por ellos. En fin ese es otro tema.

Bueno, a lo que vamos en el tema de porcentajes creo que realizo un 100% de estrategia (estrategia continua de agradar y servir al ciudadano, que se sienta a gusto con la Administración e informarle de sus peticiones y más, por ejemplo aunque no lo sepan, informarles de las becas que existen, …), en el tema de coordinación creo que otro 100% pues he tenido la suerte que me ha tocado un jefe de personal (Secretario) que además de saber lo habido y por haber, es un compañero más que jefe y mis posibles ideas de innovación, agilización y demás las comparte y las aplica si son oportunas, otro 100% en gestión pues los auxiliares que estamos en los IES se puede decir que lo gestionamos todo, otro 100% en innovación y otro 100% en operación.

Ya sé que las cuentas no salen pero es que pienso que un auxiliar en un IES hace todo eso en cada minuto de su trabajo.

Gracias por aguantar hasta el final.

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COMUNIDAD DE PRACTICA

Buenas, paso a realizar algunos comentarios sobre las características de el «EQUIPO DE TRABAJO» Vs «COMUNIDAD PRÁCTICA»

Repasando mentalmente todos y cada uno de los conceptos definidos a derecha e izquierda, me asalta la misma duda. ¿Es posible crear una comunidad de práctica dentro de los límites que definen la actual administración pública?.

La respuesta inicial, no puede ser otra que negativa. La autonomía de organización de los individuos, dentro de los parámetros en los que se mueve la administración pública, es prácticamente inexistente fuera de lo que es la mesa que se ocupa.

Otro concepto que choca frontalmente con el concepto de Administración Pública es la esfera autoridad formal/meritocracia. Escalas, grupos, niveles son las bases en la que se asientan las relaciones profesionales (y a veces las personales) dentro de la administración. Y ya digo de entrada veo difícilmente mutable este estado de cosas.

En mi opinión, el concepto de comunidad de práctica, solo podría ser factible en el supuesto de que el equipo de trabajo funcionara perfectamente, es decir, la comunidad en práctica sería el escalafón siguiente a un equipo de trabajo en plena armonía. Y esa circunstancia, es precisamente la mayor cortapisa que encuentro en el desarrollo de la comunidad práctica en las administraciones públicas.

Bastante tiene la administración, con los recursos con los que cuenta, para funcionar de forma correcta, como para alcanzar la plena armonía, que permita iniciar comunidades de práctica.

Por todo ello, como método de trabajo innovador e ideal, plenamente de acuerdo, en la práctica, difícilmente aplicable.

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TAREA 2 FUNCIONES PRINCIPALES Y REPARTO

Reflexión sobre mis funciones principales:

Partiré del gráfico donde se explican los 5 tipos de funciones principales y su peso en la actividad diaria según perfiles:
En la actualidad trabajo como Gestor Administrativo en la Agencia Pública de Educación.
Considero que las 5 funciones correspondientes al trabajo que desempeño, las distribuiría según el tiempo dedicado, de la siguiente manera:
– Estrategia: 0%
– Coordinación: 15%
– Gestión: 0%
– Innovación: 5%
– Operación: 80%
Por tanto, la mayor parte del tiempo la dedico a la actividad denominada OPERACIÓN, de la que pondría los siguientes ejemplos: 
– Redactar oficios dirigidos a empresas, Centros Educativos, Delegación Territorial de Educación, Servicios Centrales, etc.
– Elaborar informes sobre el estado de las obras que se están ejecutando, previstas, finalizadas, en licitación, etc.
– Controlar las entradas y salidas de documentos relacionados con la oficina técnica en coordinación con la persona que está en recepción.
– Archivar toda la documentación tanto en papel como en formato PDF (escanear y subir a la RED).
– Distribuir la documentación que ha tenido entrada entre los diferentes técnicos una vez que ha sido supervisada por el Administrador.
– Dar de alta a las empresas y/o técnicos que se presentan a las licitaciones de obras en una base de datos: datos de contacto.
– Participar en Mesas de Contratación como vocal.
– Comunicar a las empresas y/o técnicos las propuestas y resoluciones de contratos y devoluciones de avales.
– Colaborar con la Dirección de Servicios de la Comunidad en la inspección del servicio público de aulas matinales en centros mediante auditorías.
LA COORDINACIÓN la computo en un 15% sobre el total del tiempo, y consistiría en la coordinación con los Técnicos de la oficina, principalmente en lo que respecta a la documentación de la Oficina Técnica,  pues soy la persona que se encarga de llevar al registro lo que me llega de los Técnicos y de recibir la documentación que tiene entrada, y su archivo una vez ha finalizado el expediente, o se ha elaborado el correspondiente informe por el Técnico, etc.
En cuanto a la INNOVACIÓN, le daría un 5%, muy escasa (Innovador informal) y recogería el tiempo que dedico a tratar de mejorar los procedimientos que afectan a la actividad que hemos llamado OPERACIÓN.
En cambio, la ESTRATEGIA y la GESTIÓN estaría reservada a los Técnicos, al Administrador Técnico y al Gerente Provincial, a nivel de Gerencia, porque también estas dos funciones estarían determinadas por la Consejería de Educación, Delegación Territorial y nuestros Servicios Centrales. Aquí se incluirían aquellas tareas que suponen tomar decisiones significativas dentro de la Oficina Técnica (Obras).
Todo mi trabajo está supervisado por el Administrador Técnico, que es la persona que me dicta las tareas que debo realizar. Gestión basada en rutinas y normas y en el carácter formal de las comunicaciones.
Decir que claramente el porcentaje de tiempo dedicado a cada función no es comparable con lo que se propone en el gráfico.
Me gustaría dedicarle más tiempo a la innovación con el objetivo de prestar el mejor servicio público y encaminada a la consecución de valor público.
Para poder hacerlo sería bueno poner en marcha un sistema de calidad y formación.
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Tarea módulo 3

Debido a que el reto he decidido afrontarlo en solitario ya que dispongo de muy poco tiempo para poder coordinarme con mis compañeros, la tarea 3 la enfoco a mi lugar de trabajo.
Como ya sabéis trabajo en dos colegios de la provincia de Almería como monitora escolar.
Uno es más pequeño que el otro, la comunicación es similar en ambos aunque en el pequeño normalmente resulta más fácil debido al número reducido de personas que estamos integradas en la comunidad educativa.
En primer lugar voy a hablar de cómo nos comunicamos con los padres/ madres de alumnos, esto se lleva a cabo a través de circulares principalmente, teléfono,cartas certificadas, tutorías, paneles informativos…
Entre las personas que trabajamos en el Centro nos comunicamos a diario, en mi caso sobre todo con el equipo directivo que es con el que trabajo todos los días.
También tenemos un grupo de WhatsApp del colegio en el que compartimos ideas y solucionamos cualquier duda que surja en el Centro.
Por otra parte, a través del email y fax mantenemos la conexión con las empresas externas como actividades extraescolares, comedor, aula matinal….
En definitiva tenemos una buena comunicación y gracias a ello disfrutamos de una excelente organización en los Centros.
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Favorecer la innovación, buenas prácticas

Colaboración, confianza, responsabilidad

  • Devolver el poder a los equipos, evitar la jerarquía creando espacios más abiertos.
  • Dedicar el talento a  mejorar procesos, productos y servicios con el objetivo de mejorar la vida de los ciudadanos.
  • Reducir el tiempo de espera para que el ciudadano consiga lo que necesita.
  • Flexibilidad para incorporar la participación ciudadana en la gestión de lo público.
  • Tener una visión global del proceso productivo para poder incorporar cambios que mejoren la atención.
  • La calidad debe estar al servicio de las personas.
  • Menos competitividad y más colaboración. El equipo es la respuesta.
  • Evaluación de la efectividad de las medidas, para mejorar la vida de los ciudadanos, abierta a la participación ciudadana.

Valoración del tiempo de trabajo / Práctica

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DIARIO DE INNOVACIÓN: Capítulo 1: EL PRIMER ESCENARIO

“Nadie sabe lo que no sabe hasta que tiene que inventarlo”
En mi época de niño explorador, había un juego al que jugábamos cada vez que ingresaban en nuestra pandilla algunos exploradores nuevos. Colocábamos las sillas de tal manera que creaban un camino de obstáculos por el que los nuevos jóvenes exploradores, con los ojos vendados, debían abrirse paso. El jefe de la pandilla les daba algunos minutos para que estudiaran la colocación de las sillas, antes de que comenzara la aventura. Pero en cuanto se les vendaban los ojos a las víctimas, los demás, sin hacer ruido, retirábamos las sillas.
Opino que la vida personal y profesional, en algunos de sus pasajes, se asemeja a este juego. Quizá nos pasamos el tiempo evitando obstáculos que nos hemos creado, y que en realidad existen sólo en nuestra mente. Tenemos miedo de alzar la voz y defender lo que consideramos justo, de afrontar nuevos desafíos, de tomar clases de guitarra, de aprender un idioma extranjero, de llamar a un viejo amigo, de escribir poemas de amor, y como no de innovar… de todo aquello que de veras quisiéramos hacer, pero no hacemos a causa de los obstáculos que nos imaginamos.
Considero que no hay que evitar ninguna silla hasta que choquemos de frente con alguna. Y si así ocurre, al menos tendremos donde sentarnos…
Este juego del pasado me sirve de símil para contextualizar el presente, os cuento: La sede del Área Territorial de Empleo Alpujarras-Poniente está ubicada en el Centro de Empleo de El Ejido (Almería) en el cual trabajan 6 funcionarios/as y el director del citado centro junto con 5 profesionales de orientación profesional, 5 agentes de empresa y 3 dinamizadores de Zona TIC (en el siguiente capítulo os contaré más cosas sobre ellos y ellas), en definitiva suman 20 personas que conmigo alcanzaríamos la cifra mágica de 21.
Sí que sí, el 21 es un número especial. ¿Por qué?, pues fijaros: 21 gramos es el peso del alma (es el peso que se pierde al morir). También que es el número de la suerte en los casinos, dado que lo mejor que te puede salir en las “máquinas tragaperras” es la combinación de los tres sietes (sumados dan 21). Pero no es sólo eso. Existe la teoría que afirma que 21 son los días que se necesitan para abandonar las malas costumbres, las viejas ideas y los pensamientos negativos.
En 21 días uno puede desarrollar nuevas maneras de hacer las cosas, hábitos más saludables y crear pensamientos que nos lleven a conseguir mejores resultados.
Así que en 21 días estaremos innovando…
Bueno continúo que me disperso. Os contaba que para la semilla de innovación (como la llama mi compañera de reto María Humbelina -http://marmansi.blogspot.com.es/-) referida a las “Paredes que hablan” era necesario un escenario, un muro, una pizarra donde dejar fluir las palabras, las imágenes, las ideas, los instantes…
Así que encontré el lugar perfecto junto a la pantalla táctil del control de presencia, al que mínimamente acudimos a diario dos veces al día a “fichar” la entrada y la salida y que se encuentra en un espacio amplio y oculto tras unos armarios grises…
Y decoré de blanco su tristeza…
Mis compañeros y compañeras, al igual que mis amigos exploradores de la infancia con sus ojos todavía vendados por desconocer de qué va ese nuevo espacio habrán empezado su proceso mental de inferencias y cábalas… pero tendrán que esperar al próximo jueves para saber que forman parte de un reto… un gran reto…
Tal vez escuchen a las paredes preguntarles
¿Cómo huelen tus miedos?
¿De qué color son tus pensamientos?
¿A qué saben tus deseos?
¿Qué textura tienen tus abrazos?
¿Qué dice tu silencio?

Ya os decía que busco instantes… trocitos de tiempo que les selle el corazón… después los coleccionaremos, tal vez los olvidemos, habrá quién los guarde y quién los queme. Y también incluso quienes los vivan y no se den cuenta… os mantendré informados… posiblemente sentado en una silla.
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