En la entrada anterior ponía:
«…mis actividades son:
- Estrategia: 0%
- Coordinación: 0%
- Gestión: 0%
- Innovación: 0%
- Operación: 100% …»
No son del todo ciertas algo de innovación hacemos, aunque cuesta como bien se dice en el Primer encuentro Hangouts. Emitido en directo el 19 mayo 2016 muy interesante por cierto, no pude seguirlo online pero he podido seguirlo después.
El motivo de poner esos datos era crear algo de polémica y algo se creó, no mucha, pero algo es más que nada.
La practica innovadora que mostraremos la hemos desarrollado no hace mucho en la Unidad Técnica de Construcciones de la Agencia Pública en la que trabajo.
Hay una tarea muy tediosa y poco lógica en los tiempos que estamos. Una vez supervisados los proyectos de obras por el técnico o técnicos hay que poner el sello de supervisado a cada una de las páginas del proyecto con la fecha en que se supervisó, aparte de otros datos de la unidad que ha supervisado el proyecto. Parece algo simple y lo es, pero hay que poner el sello a cada una de las páginas del proyecto y se hace en cinco copias del mismo. Independientemente del número de páginas que tenga el proyecto, puede ir desde 100 a 2000 páginas por proyecto, planos, …
Nos surgían varias cuestiones:
- Sellar cada una de las páginas (en algunos casos 2000 páginas por 5 copias nos daban un total de 10000 sellos que había que poner de forma manual)
- Coste de tiempo enorme.
- Tarea absurda y pesada.
- Teníamos 5 originales de forma inmediata una vez estaban selladas.
- Si lo quieres en soporte digital tendrías que escanearlo con vuelta a lo mismo, escanea 2000 páginas con el consiguiente coste de tiempo.
- La copia digital escaneada no tendría ningún sello de autenticidad, podría ser fácilmente modificable.
Pensamos que una forma de solucionar todos los problemas y encima nos aportaba valores añadidos podría ser hacerlo con un sello digital, que ademas dejara una firma electrónica que de ser modificado nos lo indica el fichero pdf.
Nos pusimos manos a la obra:
- Diseñamos un sello digital.
- Creamos un certificado digital para esta tarea.
- Pruebas.
- Resultado final e implantación del protocolo.
Conclusiones:
- Mejor calidad en el servicio.
- Menor coste, una media de 8 a 10 horas de trabajo se reducen a 30 minutos.
- Número de originales infinitos.
- Poder remitir originales en formato digital y por medios electrónicos, mail, dropbox, drive, etc. con el consiguiente ahorro para la administración y el administrado.
- Mayor dificultad de modificación del original.
Vamos a crear un grupo de trabajo con una compañera de Almería para desarrollar un proyecto relacionado con la firma electrónica.
Si alguien está interesado que lo diga y lo incluimos en el grupo.
Utilizaremos Una carpeta compartida en Google Drive.