TAREA Nº5

p { margin-bottom: 0.25cm; direction: ltr; line-height: 120%; text-align: left; }a:link { }RETO FINAL : RESULTADOS DE NUESTRO RETO PARTyNOVA

Nuestro reto se resumía en este titular:
CONSEGUIR TRABAJAR EN EQUIPO DENTRO DE LA OFICINA, CON EL FIN DE QUE LOS RESULTADOS DEL TRABAJO BENEFICIASEN A LOS USUARIOS FINALES: LA COMUNIDAD EDUCATIVA, LAS EMPRESAS CONSTRUCTORAS, LOS TRANSPORTISTAS, LOS SUMINISTRADORES DE CATERING, ETC., YA QUE MI EMPRESA TRABAJA EN LA GESTIÓN DE LAS INFRAESTRUCTURAS EDUCATIVAS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA.
Hemos participado en el mismo tres compañeros de oficina:
– Inmaculada González Blanco
– Joaquín Ocaña Rodríguez
– Y yo, Adela Villarreal Verdet
Nuestras acciones se han desarrollado dentro de la oficina, puesto que necesitábamos a los compañeros, como “actores principales” del reto. Hemos trabajado cada uno individualmente en el campo elegido y hemos ido cambiando impresiones, de cómo enfocábamos el reto-experimento,y a su vez hemos ido redactando documentos que nos pasábamos y “pulíamos” con los días, al ponerlos en común.
Con relación a mi trabajo, yo me planteaba al inicio del reto una serie de preguntas, que transcribo de nuevo:
  1. En la era de la tecnología y el boom de los espacios coworking, ¿funcionará entre los compañeros una oficina abierta?
  2. ¿Favorecería el trabajo en grupo esta modalidad de espacios en lugar de los rincones de trabajo?
  3. ¿Se verá afectada la concentración por la falta de privacidad visual?
  4. ¿Se podrá mantener el nivel de ruido bajo?
  5. ¿Cómo sobrellevarán los compañeros el sentimiento de pérdida de parcela?
Yo soy técnico, por lo que enfoqué el reto desde el lado constructivo estudiandoel espacio de trabajo como instrumento mediador de las relaciones entre compañeros.
Yo siempre he pensadoque el espacio de trabajo favorece o no las relaciones entre los trabajadores, dependiendo de la configuración de los puestos, favoreciendo no la interrelación de unos con otros, y por consiguiente la comunicación. A modo de recordatorio comentar que hemos “sufrido una mudanza y un cambio de oficina”, y que se ha modificado el amueblamiento de la misma, pasando de una oficina ordenada y cuadriculada con calles y mamparas a unos espacios diáfanos, donde en la parte de los técnicos se han dispuesto las mesas en circulo y todos se ven las caras. Esta disposición de oficina, surgió de una forma casual, (por motivos que no vienen al caso ahora), y yo fui uno de los responsables de que la oficina se amueblase así,  pensando que podría gustar a los compañeros, ya que favorecería las relaciones propiciando la comunicación, sin necesidad de tenerte que levantar de la mesa, pero estaba muy equivocada….
El primer día que los compañeros de la parte de oficina técnica llegaron a la nueva sede, la reacción en general fue de rechazo a esta disposición de los puestos de trabajo. El principal argumento era la falta de privacidad, lo que iba a propiciar falta de concentración, perjudicando a los rendimientos del trabajo. Reclamaban las mamparas y sus parcelas acotadas de trabajo. Ninguno cayó en la cuenta de que había una pequeña sala de reuniones a pocos metros de la sala de trabajo, para las visitas del día a día, y además otra sala grande de reuniones para toda la oficina. Sólo un 2%, pensó que la actual disposición de las mesas era una excelente herramienta para favorecer el trabajo en equipo. Como resultado, los compañeros trasladaron al jefe su malestar por esta disposición del mobiliario y reclamaron estar como en la oficina anterior. Por su parte, nuestro jefe nos pidió dos semanas de prueba y si no se funcionaba bien, se redistribuiría el espacio de la oficina de otra forma más “privativa”, volviendo a las filas con los puestos separados por mamparas.
Ha pasado una semana, y es cierto que nos molestamos unos a otros con las llamadas de teléfono, con algún que otro compañero que “canturrea” y con la gente que entra de paso hacia otra parte de la oficina y que se para y saluda a alguno de nosotros, pero pese a esto, hay un esfuerzo latente en el ambiente para que funcione, cuando se bajan los tonos al hablar entre nosotros, y observo que compañeros que antes no se relacionaban ahora lo están empezando a hacer.
La semana que viene seguiremos con esta disposición de oficina, pero creo que al final se colocarán las mamparas. La empresa escuchará a los trabajadores porque debe incentivar la productividad, y creará las condiciones adecuadas a nivel físico y laboral dentro de la organización, para que todo funcione.
Hay quién dice que el modo en el que una persona trabaja depende directamente del espacio donde lo hace. Algo que de forma exagerada, se podría traducir a: “Dime dónde trabajas, y te diré como es tu productividad”.
Para llevar a cabo esta experiencia, estuve buscando por internet artículos de oficinas abiertas, espacios de coworking, etc. Os pongo un artículo que resume lo que os he comentado: ¿Oficinas abiertas o cubículos? La guerra del diseño continúa
Conclusión:
Creo que en mi oficina, en la parte que ocupamos los técnicos, la utilización de mamparas que den mayor privacidad a los compañeros, es algo que se volverá a imponer, frente a la actual oficina abierta, perdiéndose así, alguna que otra oportunidad de trabajar en grupo y socializar a la vez.
Sólo se creará conciencia de equipo, cuando lo pensemos las persona que integramos la oficina, y así nos reconduzcan los directivos, por lo que pienso que la NO consecución de éste reto no ha dependido de la disposición del mobiliario de la misma, y por ello vuelvo al principio de mi párrafo de la TAREA Nº3 donde mencionaba algo así como que “en mi empresa no se podía innovar mucho”…..
Puede que nos queden aún unas cuantas tareas por hacer a mis compañeros, y a mi, y esta vez si que necesitamos a los directivos, para crear conciencia de equipo, porque estoy convencida de que todos y cada uno de nosotros somos buenos profesionales. Cuando ésto suceda, podremos hablar de INNOVACIÓN en la oficina.
Saludos!

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TAREA Nº3

DEL CONOCIMIENTO A LA INNOVACIÓN


CREACIÓN DE UN RETO


Con relación al reto innovador que planteo para mi empresa, no sé cómo describirlo sin que suene raro, pero en mi empresa no se puede innovar mucho, puesto que trabajamos bajo protocolos estipulados, y los resultados de nuestros trabajos afectan a un gran número de colectivos, por lo que la “innovación grupal”, debe ser algo muy concreto y controlado. Es por ello, que mi línea de trabajo se va a centrar en el reto que expuse al final de mi módulo 2: CONSEGUIR TRABAJAR EN EQUIPO DENTRO DE LA OFICINA.


Para conseguir este reto-innovador, se requiere la participación de todos los miembros de la oficina, (bien sean administrativos o técnicos), dejando aparte a los directivos.


¿Cómo enfocar el reto?, ¿Qué se pretende con el concepto trabajar en equipo?.


El objetivo del trabajo en equipo es obtener resultados más óptimos en menos tiempo, ya que para nuestra empresa, que se dedica a gestionar las Infraestructuras educativas, es muy importante ser ágil y gestionar bien los trabajos a ejecutar. Una mala planificación puede suponer que el trabajo de un año se caiga y nuestros usuarios se queden sin el servicio requerido, y esto puede suponer un problema bastante importante a los ciudadanos y a la Junta de Andalucía en general. La práctica nos dice que si trabajamos en equipo o en cadena, las cosas salen mejor, no se duplican tareas, y se potencian las habilidades de cada miembro de la oficina, a la vez que las debilidades, si las hubiese de algún miembro, se suplirían con el trabajo del conjunto. Pero en el día a día, esto no sucede en la oficina.
Vamos a estudiar cómo trabajar en equipo tres compañeros de esta oficina: somos un técnico y dos administrativos, y hemos elegido estudiarlo cada uno, enfocándolo teniendo en cuenta su rol dentro de la empresa.
Por lo que afecta a los técnicos, solemos estar muy especializados y nos cuesta ceder en nuestra parcela de terreno, así que se ha dado el caso que dos compañeros estén llevando un mismo expediente, (cada uno en la parte que les corresponda), y la falta de coordinación ha propiciado que los resultados aunque se hayan conseguido, han consumido tiempo en exceso, trabajos duplicados, e incluso, algún qué otro problemilla…


Así pues yo, que soy el técnico he lanzado una pregunta: ¿qué pasaría si cambiásemos de modelo de oficina y pasáramos de una oficina cerrada a una oficina abierta.
 Inicio del reto:


Como técnico, yo voy a estudiar el reto desde el lado “constructivo”….


Ha sucedido de forma casual, que en el desarrollo de este curso se haya coincidido con la mudanza de nuestra oficina. Actualmente los puestos de trabajo del personal no directivo están  distribuidos en un local diáfano, en el que hay un pasillo central, que distribuye a ambos lados calles con  mesas separadas entre sí lateralmente por mamparas y traseramente por armarios, de forma que cada puesto está acotado. Visualmente todos nos vemos por calles, (las mamparas son de cristal) y se tiene a un compañero enfrentado con el que es posible hablar sin necesidad de levantarse del asiento.
Los administrativos están ubicados al principio de la oficina, más cerca de la entrada. No suelen recibir visitas, y los técnicos están al fondo de la oficina y sí suelen recibir visitas.
Las nuevas dependencias se van a distribuir de forma completamente distinta a la actual. En principio se van a separar a los administrativos de los técnicos, (es por la configuración de la oficina), de manera que ahora los técnicos estarán en la parte delantera de la oficina y los administrativos irán al fondo de  la misma, estando por medio el despacho cerrado de cada directivo, aseos, office y sala de juntas.
El nuevo local, va a llevar aparejado también un nuevo modelo de oficina, pasando de ser una oficina semiabierta a una oficina abierta. Se proponen unos puestos libres de mamparas separadoras, donde los compañeros puedan verse todos, dejando dos espacios para el trabajo en común: una pequeña sala de reuniones en la zona de los técnicos para atender a las visitas, y una gran sala de reuniones grupal, común a todos, para reuniones con mayor número de asistentes.
Se me plantean las siguientes preguntas:


En la era de la tecnología y el boom de los espacios coworking, ¿funcionará entre los compañeros esta oficina abierta?
¿Favorecerá el trabajo en grupo en lugar de los rincones de trabajo?
¿Se verá afectada la concentración por la falta de privacidad visual?
¿Se podrá mantener el nivel de ruido bajo?
¿Cómo sobrellevarán los compañeros el sentimiento de pérdida de parcela?


En breve podré dar respuesta a estas preguntas.

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TAREA Nº2

En este módulo, se nos solicita que analicemos en nuestro puesto de trabajo, qué tanto por ciento de  tiempo de trabajo dedicamos a cada función, según el rol que desempeñemos en él, ayudados del gráfico adjunto:



Trabajo como técnico en una empresa pública de la Junta de Andalucía. Mi trabajo es variado. Hay días que  paso la jornada completa en la oficina, que es donde preparo y gestiono todo el «papeleo» que se genera a raíz del trabajo encomendado, y hay otros días, que trabajo en la calle, donde acudo a las obras que se me hayan asignado para hacer un seguimiento in situ.


Mi empresa, es relativamente joven, tiene sólo una década y está formada por una sede central ubicada en Sevilla, y ocho Gerencias Provinciales, ubicadas en cada provincia de Andalucía. No somos muchos trabajadores, y manejamos una gran carga de trabajo.


Todos trabajamos bajo un objetivo común, y aunque en teoría todos rememos hacia el mismo lado, en la práctica hay diferencias de funcionamiento entre las Gerencias, dependiendo de las personas y de sus mandos. Al principio la tecnología era muy básica y ha costado algunos años «ponernos a todos en red» y crear protocolos de trabajo. 

La toma de decisiones y la planificación de los trabajos, nos viene impuesta desde Sevilla, que es quién centraliza el funcionamiento de la empresa, y se traslada de ahí a cada Gerencia Provincial.

Los trabajadores se organizan en pirámide, de manera que en cada Gerencia Provincial, hay un jefe de la gerencia y dos jefes más por cada rama de empleados: administrativos y técnicos.
Con relación al tema que nos ocupa de innovación, mi reto idealsería el conseguir que se trabajase más en equipo dentro de la oficina, y no de la forma que se hace, la mayoría  de las veces de forma «aislada». Es decir, es necesario crear el concepto de trabajo en equipo, porque entiendo que todos somos personas muy cualificadas, y que se desperdician muchos recursos cuando no trabajamos coordinados con los compañeros. Para ello propongo un poco de interés por parte de todos,  coordinación y planificación de los jefes con nosotros y aprovechamiento de las herramientas que la empresa nos pone a disposición, que no son muchas, pero son con las que contamos.
Con el tema en concreto solicitado de la distribución de funciones dentro del trabajo, en mi caso serán más o menos así:
– 1% de estrategia
– 5% de coordinación

– 39% de gestión
– 1% innovación
– 54% operación
¿Cómo conseguirlo?, eso sí que es UN GRAN RETO.


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TAREA Nº1.- Continuacion

TAREA 1.- CONTINUACION
En el año 2011, Bilbao obtuvo un reconocimiento importante con el
premio EPSA, pero ¿Qué ha pasado después?. ¿Ha seguido el Ayuntamiento con su gestión transparente y ha desarrollado nuevos proyectos que beneficien a la ciudad?. ¿Esta llevando el Ayuntamiento una gestión innovadora de cara a sus ciudadanos?
Bueno, yo no vivo en la ciudad de Bilbao, pero es una ciudad que desde que la visite me gusto mucho, sobre todo porque la he visto ir cambiando, es por ello que no puedo comentar en el blog como ciudadana y si como turista.  Buscando en internet por la trayectoria de esta ciudad, he encontrado el siguiente articulo:
Mención especial dentro de los premios europeos de accesibilidad «Access City Award 2013»
Bilbao ha recibido el lunes 3 de diciembre en Bruselas una mención especial dentro de los premios europeos de accesibilidad»Access City Award 2013″, impulsados por la Comisión Europea en colaboración con el Foro Europeo de la Discapacidad.
Concretamente ha sido galardonada por su utilización de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en beneficio de las personas con discapacidad, especialmente un servicio telefónico de información para las personas con dificultades auditivas o de expresión, terminales de traducción simultánea en oficinas abiertas al público, y bucles de inducción para eliminar los ruidos de fondo y mejorar los servicios prestados a las personas que utilizan dispositivos acústicos.
La capital bilbaína era una de las siete finalistas en unos premios en los que han participado 99 ciudades europeas de 20 países diferentes.
La ganadora de esta tercera edición ha sido Berlín (Alemania), mientras que Nantes (Francia) y Estocolmo (Suecia) han quedado finalistas. El resto de ciudades europeas que han obtenido menciones especiales han sido Gdynia (Polonia); Pamplona (España), y Tallaght (Irlanda).
Las finalistas habían sido seleccionadas por un jurado compuesto por expertos en accesibilidad y representantes de la Comisión Europea, del Foro Europeo de la Discapacidad y de la Plataforma Europa Age, entre las propuestas anteriores de 20 jurados nacionales.
Los galardones se entregaron coincidiendo con la celebración este lunes, 3 de diciembre, del Día Europeo de las Personas con Discapacidad, y como representante del Consistorio bilbaíno acudió a Bruselas el Concejal de Obras y Servicios, José Luis Sabas. El acto contó con la presencia de la vicepresidenta de la Comisión Europea, Viviane Reding, y de la vicepresidenta del Foro Europeo de la Discapacidad, Erzsebet Földesi.
De nuevo otro galardón de reconocimiento Europeo hacia el Ayuntamiento de Bilbao, esta vez por el uso de tecnologías TIC a favor de las personas con discapacidad.
Me parece que de nuevo el Ayuntamiento esta haciendo bien sus funciones como gestores de los servicios hacia sus ciudadanos, especialmente hacia un sector mas necesitado  creando un servicio telefónico de información para las personas con dificultades auditivas o de expresión, terminales de traducción simultánea en oficinas abiertas al público, y bucles de inducción para eliminar los ruidos de fondo y mejorar los servicios prestados a las personas que utilizan dispositivos acústicos. Me parece un ejemplo a seguir por el resto de Municipios, y un propongo abrir un debate: ¿por que los Ayuntamientos de este país no se conciencian en la obligación que tienen hacia sus ciudadanos, para que disfruten de una ciudad moderna, cosmopolita, accesible, etc, etc, y gestionan bien sus recursos para no generar deudas?


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TAREA Nº1

El Ayuntamiento de Bilbao candidato a un premio por su proyecto de Gestión política basada en el rigor económico y en presupuestos estratégicos

El Ayuntamiento de Bilbao aspira a conseguir mañana jueves, 17 de noviembre, el Premio Europeo del Sector Público EPSA 2011 por su proyecto de “Gestión política basada en el rigor económico y en presupuestos estratégicos”.
Bilbao compite en el apartado denominado “Prestación inteligente de servicios públicos en una situación de enfriamiento de la economía”, donde también han sido incluidos como finalistas la ciudad alemana de Mannheim, el Portal de Aprendizaje Digital NDLA de Noruega, el Departamento de Agricultura de la Generalitat de Cataluña y el Servicio de Salud de la región italiana de Emilia-Romagna.
Esta tercera edición de los Premios Europeos del Sector Público incluye también otros dos apartados:
• “Apertura del sector público a través de la gestión colaborativa” Finalistas:
➢ Remodelación de mercados de abastos (Barcelona)
➢ Proyecto “Show colors” de Münster (Alemania)
➢ Alto Comisariado para la Inmigración y el Diálogo Intercultural (Portugal)
➢ Portal de cuidado infantil “Little Bird” de Heidenau (Alemania)
• “Avanzar en verde: Soluciones concretas desde el sector público” Finalistas:
➢ Proyecto de “Gestión Sostenible del Ciclo de Agua Urbano” de Oporto (Portugal)
➢ Proyecto ecoeficiente “Eco2” de Tampere (Finlandia)
➢ Proyecto “Eco-Buy” de Viena (Austria)
➢ Proyecto “Más bosque para más vida” de la provincia de Arad (Rumanía)
➢ Sistema de Información Territorial de la Red de Espacios Libres SITxell (Barcelona)
La designación de los proyectos ganadores de los premios EPSA 2011 se producirá dentro de la conferencia sobre soluciones de vanguardia en la administración pública que el Instituto Europeo de Administración Pública (EIPA) ha organizado en la localidad holandesa de Maastricht, bajo el patrocinio de la Comisión Europea.

Responsabilidad política ante la crisis

El modelo de “Gestión basada en el rigor económico y en presupuestos estratégicos” del Ayuntamiento de Bilbao hace hincapié en cómo la transformación de la ciudad y los buenos servicios públicos se han visto acompañados de una gestión interna basada en el buen uso de los recursos disponibles, eficacia económica —endeudamiento cero—, planificación estratégica y presupuestaria y transparencia.
Se trata de un modelo basado en la responsabilidad política ante la crisis y en la colaboración con la ciudadanía, que potencia la sostenibilidad, la innovación y la participación, con un mecanismo de control a través de un sistema de indicadores que permiten comprobar el correcto cumplimiento del Plan de Gobierno.
El objetivo final es diseñar y conducir un proyecto de futuro que garantice la calidad de vida en la ciudad, mediante el buen gobierno y una gestión rigurosa de los recursos públicos.
La concesión del Premio Europeo del Sector Público 2011 supondría un reconocimiento internacional de primer orden al modelo de gestión del Ayuntamiento de Bilbao, que ha sido distinguido durante tres años consecutivos como el Consistorio más transparente de todo el Estado y, en 2010, recibió el Lee Kuan Yeu World City Prize, considerado el “premio nobel” de las ciudades.

Premios EPSA

Los Premios Europeos del Sector Público (EPSA) fueron instituidos en 2007, con el objetivo de impulsar la mejora y modernización continua de estructuras y procesos en todos los niveles de la administración pública.
Tras la exitosa cita de 2009, el Instituto Europeo de Administración Pública (EIPA), bajo los auspicios de la Comisión Europea, ha organizado en 2011 una nueva edición de los premios EPSA, con el fin de crear un escenario en el que las instituciones del sector público europeo puedan sobresalir y convertirse en un ejemplo para el resto del mundo.
Los premios EPSA están destinados a todas las instituciones del sector público de todos los niveles y de toda Europa, con especial atención a los enfoques locales y regionales, así como a empresas del sector público, organismos o asociaciones público-privadas.
Este año se ha presentado un total de 274 propuestas procedentes de 32 países europeos, de las cuales 116 son propuestas realizadas por ayuntamientos y gobiernos locales, 66 coresponden a gobiernos regionales o autonómicos, 85 a gobiernos estatales y 7 a instituciones europeas.
El pasado mes de mayo, se designaron las 43 propuestas galardonadas con el Certificado EPSA a las Mejores Prácticas, 15 de las cuales —incluida la propuesta bilbaina— fueron seleccionadas a comienzos de septiembre como finalistas en las tres categorías definidas para la edición de este año: “Prestación inteligente de servicios públicos en una situación de enfriamiento de la economía”, “Apertura del sector público a través de la gestión colaborativa” y “Avanzar en verde: Soluciones concretas desde el sector público”.

COMENTARIOS

En qué consiste la experiencia:
El Ayuntamiento de Bilbao, optó en el 2011, a un premio , a través de un programa EPSA, que premia dentro del sector público, aquellas actuaciones que sirvan para crear una sociedad mejor, incorporando el co-diseño y la co-gestión de los servicios públicos, la gestión innovadora del conocimiento, y el liderazgo, así como la optimación de la gestión de los fondos públicos.
El Ayuntamiento, así en tiempos de crisis, ha sabido gestionar sus recursos económicos para cambiar la ciudad, modernizándola y haciéndola una ciudad cosmopolita, dando los servicios con la calidad que la ciudadanía se merece y sin hipotecar su patrimonio, ni crear deuda alguna.

Cuales han sido las principales ventajas para la ciudadanía y cuales para el gobierno:
Para la ciudadanía han sido todo ventajas, puesto que pueden disfrutar de una mayor calidad de vida, bien sea por los espacios que se han gestionado-equipamientos deportivos, docentes, sanitarios etc- , como por las ventajas de la modernización de sus servicios públicos. Si a ello le unimos que estos avances hayan podido generar empleo mientras se ejecutaban, en estos tiempos de crisis, pues la gestión, a mi entender es perfecta.
Hoy en día estamos hartos de ver otros Ayuntamientos, que gracia a su nefasta organización,  sólo han sabido generar espacios públicos, -de dudoso diseño y acierto- mediante concurso, adjudicados a proyectos «super ambiciosos», que  una vez ejecutados, no han cubierto las expectativas mínimas que desean los ciudadanos y que han generado dudas de considerable calado en la arcas municipales.

El gobierno a su vez, ha ganado credibilidad y confianza para sus ciudadanos, haciendo su trabajo de una forma eficaz y eficiente y demostrando que se puede hacer política sostenible y fiel a un programa presentado.


 

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