EL GRAN RETO: DIARIO DE INNOVACIÓN

INTRODUCCIÓN:

Con las nuevas tecnología y la era de la información, se abren varios caminos innovadores para las Administraciones Públicas. Uno de estos es el tratamiento de los datos, el nuevo tesoro digital.

Un paso importante hacia el gobierno abierto ha sido la aprobación de la Ley 37/2007, sobre reutilización de la información del sector público, que regula y fomenta la reutilización de los datos elaborados o custodiados por las Administraciones y organismos del sector público, y su posterior reforma por la Ley 18/2015, de 9 de julio. 


La información que generan las Administraciones Públicas y los organismos del sector público constituye un importante recurso para promover la economía del conocimiento. La reutilización y la puesta a disposición de la información del sector público con fines privados o comerciales favorecen la circulación de información hacia los agentes económicos y la ciudadanía con el fin de fomentar el crecimiento económico, el compromiso social y la transparencia.


Las diferentes Administraciones y organismos del sector público recogen, producen, reproducen y difunden documentos para llevar a cabo la misión de servicio público que tienen encomendada. La utilización de dichos documentos por otros motivos, ya sea con fines comerciales o no comerciales, constituye una reutilización. Por una parte, se persigue armonizar la explotación de la información en el sector público, en especial la información en soporte digital recopilada por sus distintos organismos relativa a numerosos ámbitos de interés como la información social, económica, jurídica, geográfica, meteorológica, turística, sobre empresas, patentes y educación, etc., al objeto de facilitar la creación de productos y servicios de información basados en documentos del sector público, y reforzar la eficacia del uso transfronterizo de estos documentos por parte de los ciudadanos y de las empresas privadas para que ofrezcan productos y servicios de información de valor añadido. Por otra parte, la publicidad de todos los documentos de libre disposición que obran en poder del sector público referentes no sólo a los procedimientos políticos, sino también a los judiciales, económicos y administrativos, es un instrumento esencial para el desarrollo del derecho al conocimiento, que constituye un principio básico de la democracia.

La reutilización de documentos que contengan datos de carácter personal se regirá por lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

Aún con esta Ley de protección de datos de carácter personal, sólo con introducir nuestro nombre en algún buscador como puede ser Google, nos pueden aparecer muchos datos personales como por ejemplo el BOJA de unas oposiciones a las que nos hemos presentado, becas de las que hemos sido beneficiarios, subvenciones que hemos solicitado, proyectos en los que hemos participado en la Universidad y mucho más. En estos datos pueden aparecer datos personales como nuestro número de DNI, domicilio, número de teléfono, dirección de correo electrónico, escuela o instituto donde estudiamos, etc. Datos por lo general de procesos donde es necesario una publicidad, pero que, en malas manos, podríamos ser victimas de diferentes delitos como suplantación de la identidad, acoso o simplemente tener conocimiento de información personal entre otros.

Por otro lado las Administraciones Públicas podrían agilizar sus trámites unificando todos nuestros datos, aún cuando se traten de datos de distintos departamentos o Administraciones, ya que hay trámites que requieren datos de Ministerios (DNI, Renta, antecedentes penales…), Comunidades Autónomas (Discapacidad, demanda de empleo, familias numerosas, titulaciones), Ayuntamientos (Empadronamientos), Universidades (Títulos, expedientes académicos) y otras.

Recientemente se ha presentado el nuevo DNI electrónico 3.0, un avanzado documento que incluye medidas de seguridad que dificultarán la usurpación de la identidad, que podrá ser usado como documento de viaje electrónico y que permitirá la comunicación con ‘smartphones’.

Este revolucionario documento incluirá en el mismo soporte tres tipos de documentos hasta ahora distintos: el mismo DNI, el carné de conducir y la tarjeta sanitaria.

Entre las principales características del nuevo Documento Nacional de Identidad (DNI) se encuentra un chip más rápido, con más capacidad y certificado como dispositivo seguro de creación de firma electrónica reconocida, dotándolo de la misma validez jurídica que la rúbrica manuscrita y, debido a sus nuevas capacidades técnicas, el DNI 3.0 podrá ser usado como documento de viaje electrónico.
Asimismo, permitirá la comunicación con teléfonos inteligentes (smartphones) a través de una antena de radiofrecuencia y vía NFC (tecnología de lectura sin contactos). Se trata de un instrumento de elevada seguridad que además permitirá la lectura sin PIN del certificado de identificación, lo que evitará la introducción repetida del número PIN en las transacciones y el bloqueo del PIN por introducción incorrecta del mismo. Los usos más inmediatos de la plataforma de servicios asociados al DNI 3.0 se dirigen a hacer distintas aplicaciones para móviles, las conocidas apps, con el concepto de autorizaciones.
 
OBJETIVO:

El gran reto que propongo para este curso de diseñar, implementar y evaluar la concentración de todos nuestros datos de las diferentes Administraciones Públicas en una única base de datos, asociada a nuestro Documento Nacional de Identidad.

El objetivo de esta recopilación de datos personales en un sólo documento es la disponibilidad, veracidad y agilidad en el acceso de nuestros datos en poder de las Administraciones Públicas.
METODOLOGÍA:

Para la implantación de este sistema tendremos que seguir los siguientes pasos:

1. El primer paso es determinar los datos que vamos a incluir en el: 

  • Número del Documento Nacional de Identidad (Ministerio de Interior)
  • Carné de conducir (Dirección General de Tráfico)
  • Tarjeta Sanitaria (Consejería de Salud de la Comunidad Autónoma correspondiente)
  • Discapacidades (Consejería de Igualdad y Bienestar Social)
  • Seguridad Social (Vida laboral)
  • Titulaciones oficiales (Títulos oficiales expedidos por el Ministerio de Educación, Universidades o por el Ministerio de Empleo, como los Certificados de Profesionalidad)
  • Antecedentes penales (Ministerio de Justicia)
  • Patrimonio y datos de estar al corriente con la Administración (Ministerio de Hacienda)
  • Empadronamiento (Ayuntamientos)
2. En el segundo paso integraremos todos estos datos de diferentes Administraciones en una base de datos unipersonal para cada ciudadano.
3. Las diferentes Administraciones Públicas velarán continua actualización y veracidad de toda la información aportada por éstas.
Con todos estos datos la Administración podrá acceder a nuestros datos para la mayoría de los trámites que vamos a realizar con ella. Es cierto que con la nueva Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, no será necesario presentar documentación elaborada por cualquier Administración Pública, pero con toda esta información asociada al DNI podremos disponer de ella instantáneamente y de forma personal por el interesado y no prestando el consentimiento para su consulta.
Estos datos al estar asociados al DNI e inscritos por cada una de las Administraciones correspondientes están 100% verificados, por ejemplo, no podrías presentar un título universitario falso, ya que al comprobarlo con los metadatos de tu DNI no habría constancia de ese título y por lo tanto se localizaría el fraude instantáneamente.
La policía al identificar a cualquier persona podrá disponer de toda la información en el momento, cosa muy útil para identificar criminales y contra la lucha antiterrorista.
4. El principal problema que nos encontramos es la seguridad de la información, en concreto lo que corresponde a la preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
  • Confidencialidad: Aseguramiento de que la información es accesible sólo a autorizados.
  • Integridad: Garantía de exactitud y completitud de información y métodos de procesado.
  • Disponibilidad: Aseguramiento de que los autorizados tengan acceso cuando lo necesiten a la información y los activos asociados.
A modo de ejemplo, si imaginamos un posible trámite laboral con la Consejería de Educación, ésta podría necesitar la consulta de si tenemos o no antecedentes penales sexuales para poder trabajar con menores, pero no tendría por que acceder al resto de nuestros antecedentes penales que no tienen ninguna relación con el trámite. Tampoco tendría por que acceder a nuestros datos de Hacienda o nuestro expediente sanitario entre otros.

Para solucionar esto tendremos que encriptar la información de forma diferenciada del resto, y dar acceso a cada departamento a sólo la información que necesite y le sea de utilidad, quedando el resto de datos codificados. Siguiendo con el ejemplo anterior, para una persona que va a trabajar en la comunidad educativa con menores, la Consejería de Educación podrá verificar los siguientes datos:

  • Número del Documento Nacional de Identidad (Ministerio de Interior)
  • Discapacidad (Consejería de Igualdad y Bienestar Social) – Si fuera necesario adaptación o bien entra por el cupo reservado a personas con discapacidad.
  • Seguridad Social (Vida laboral) – A efectos de antigüedad, bolsa, etc…
  • Titulaciones oficiales (Títulos oficiales expedidos por el Ministerio de Educación, Universidades o por el Ministerio de Empleo, como los Certificados de Profesionalidad) – Para comprobar la veracidad de la titulación requerida para el puesto de trabajo.
  • Antecedentes penales (Ministerio de Justicia) – No tener antecedentes penales sexuales, necesario para poder trabajar con menores.

Quedando los siguientes datos inaccesible para dicha Consejería:

  • Carné de conducir (Dirección General de Tráfico)
  • Tarjeta Sanitaria (Consejería de Salud de la Comunidad Autónoma correspondiente)
  • Patrimonio y datos de estar al corriente con la Administración (Ministerio de Hacienda)
  • Empadronamiento (Ayuntamientos)
  • Resto de antecedentes penales (Ministerio de Justicia)

EVALUACIÓN:

“La mejor manera de empezar algo es dejar de hablar de ello y empezar a hacerlo”. Walt Disney

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Funciones principales

En mi puesto de administrativo en una Administración Pública, el porcentaje de Estrategia es mínimo (5%) ya que nos basamos en la normativa publicada en BOJA o BOE y en los procedimientos y plazos abiertos en ese momento. La Coordinación (10%) entre los compañeros y otros departamentos si es clave, ya que debemos unificar criterios y cooperar entre nosotros. La Gestión toma menos importancia que la coordinación ya que la mayoría de la gestión de los expedientes se realizará por los Técnicos y Órganos superiores (7%). En puestos de trabajo de Administrativos hay poca opción a la Innovación (3%), ya que las solicitudes presentadas por los usuarios ya vienen en modelos establecidos, y los actos suelen ser actos de trámite sin mucha opción al cambio. En la fase de Operación (75%) está el grueso porcentaje de nuestro trabajo, registro de documentación, envíos, meter datos en programas, etc…

En la gráfica anterior se puede ver la similitud con el gráfico donde se explican los 5 tipos de funciones principales (estrategia, coordinación, gestión, innovación, operación) y su peso en la actividad diaria según perfiles.

Debería dedicar más tiempo a las funciones de estrategia e innovación, pero en la actividad de la Administración Pública hay poco margen para los administrativos en estas cuestiones. Quizás con una menor jerarquización e independencia podríamos poner en funcionamiento, o por lo menos en escucha, alguna de nuestras interesantes ideas.

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Ley 39/2015, de 1 de octubre

Con la nueva Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE 2 de octubre de 2015) que entrará en vigor el próximo 2 de octubre de 2016, se propone sobre todo una nueva sistemática y una generalización de los medios electrónicos. Una revolución tanto para la agilización de los trámites como en comodidad para el usuario que no estará obligado a presentar ninguna documentación elaborada por cualquier Administración Pública y a usar el registro electrónico independientemente del lugar donde se encuentre o el horario.

Para la Administración supondrá agilizar mucho los plazos ya que supone tener acceso a la solicitud o documento en el momento en que se registre, sin tener que esperar que estos lleguen físicamente por correo o cualquier otro medio.
Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como copia electrónica certificada de la resolución adoptada. Con esto ahorramos en papel y gastos de correo, ayudamos al medioambiente y garantizamos la supervivencia de dicho expediente frente a elementos externos que afectan al papel, como pueden ser la humedad, insectos, etc.

El acceso y consulta serán mucho más agiles, tanto para buscar documentos como para hacer alguna consulta en alguno de los documentos que contenga. 

Quizás el mayor problema que nos encontramos con estos adelantos va a ser la obligación de relacionarse con la Administraciones Públicas de forma electrónica, ya que muchas personas aún no dominan este medio o carecen de ordenador o de acceso a internet, independientemente de la edad o de la zona donde residan. La solución es bien sencilla: los empleados públicos estaremos encantados de asistirlos en sus relaciones electrónicas con la Administración.

En definitiva, bienvenidos a la Administración del siglo XXI.

 


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