Buscando Entornos Favorables

Hoy toca reflexionar sobre los 5 tipos de funciones que realizo como administrativo en mi lugar de trabajo, un Archivo Central de una Delegación Provincial, en concreto el Archivo Central de la Sede de Cultura adscrita a la Delegación Territorial de Cultura, Turismo y Deporte de Huelva.

Mi caso, como el de muchos otros archivos, es el de un archivo sin la figura de un archivero, donde el administrativo es el responsable de casi todo. Por eso, aunque mi puesto sea administrativo, mis funciones son más cercanas a las de un Técnico y mis funciones no coinciden exactamente con las habituales de mi escalafón. Eso sí, un Técnico que trabaja solo, es decir sin equipo, y de puertas para adentro. Por lo tanto, me autogestiono.

Debido a las necesidades de mi archivo, y tras unos meses en los que sí tuve una importante labor operativa, revisar que físicamente toda la documentación del archivo se correspondía con lo registrado en las bases de datos e inventarios, y visto el tipo de Fondo con el que tenía que tratar, preferí centrarme en labores más organizativas pensando que era más útil dedicar mi tiempo a lo que a la larga me podía dar más satisfacciones personales y también al propio Servicio que me debía, tratando de poner un punto de partida de gestión válido sobre el que construir una gestión integral del archivo con una meta, implantar @rchivA, la plataforma digital de gestión de archivos en la Junta de Andalucía, en la Delegación.

Al año vi que esa meta era por muchos motivos perjudicial, el tempo de la Organización y los medios al alcance no invitaban ni a ello, ni a hacer una chapuza, motivo por el que rebaje mis pretensiones hacia el camino de crear una gestión suficientemente eficaz sobre la que se pudiera cimentar para cuando haya un equipo, una verdadera implementación, e intenté que se tuviera la sensación de que el archivo importa, y que es algo que empieza dentro de los propio Departamentos de la Organización. Sinceramente, no sé si lo he conseguido.  Para ello he ido radicalizando mi postura usando una estrategia, un poco arriesgada, de pinchar a quién si puede hacer algo, los Jefes de los Servicios, con la esperanza de que siempre algo queda. Empezando por mi propia e inmediata Jefa.

No sé si ésto es innovar, no pretendo tampoco buscar laureles ni palabras que se me antojan pretenciosas, lo veo más una necesidad, porque sinceramente, estoy convencido que las cosas se pueden y se deben hacer mejor. La situación actual nos lo pide a gritos. No son tiempos para cobardes. Y eso que la estructura para convertir mi trabajo en una dulce playa ya la tenía consolidada. Pero en Agosto me canso de playa, y además en Huelva la tengo muy cerca.

Actualmente

Operatividad : Cuando recibo una transferencia regular de documentación revisar todo el contenido es puramente operativo. Hoy por hoy las transferencias que se reciben no son muchas porque por la crisis los Departamentos están muy poco saturados de trabajo y se encuentran estas transferencias bien distanciadas entre ellas. Optimizar los espacios también y mover los fondos también es trabajo operativo. Promediado hoy sería un 10 % diario (por dar una cifra).

Gestión : El trabajo de Gestión si es muy importante porque la Base de Datos tiene muchas posibilidades de gestión y experimento mucho buscando la fórmula optima de mantener la información, o de dar unas buenas estadísticas, tanto oficiales como informales para mi propio control . Es mi trabajo principal, de hecho una foto mía sería sentado mirando una pantalla de amplios Excels, digamos que un 60 %.

Innovación : Hay muchas formas de innovar, yo diría que la provocación en determinadas situaciones lo es, pero no se puede abusar. ¡Vamos a darle un 10 %!.

Coordinación : Es muy complicado, no hay equipo y por tanto no hay intra-coordinación. En la externa, lo dicho, el archivo es la oveja negra y no voy ni a intentar sacar pecho. Un cerapio.

Estrategia : Al estar sin cargos superiores directos me veo en la necesidad. Mi jefa más cercana me ayuda casi por su propia implicación laboral pero no porque jerarquicamente  sea responsable. Diría que un 20 %. Aunque el archivo sea una unidad más o menos cerrada vive conectada físicamente en un mismo centro de trabajo a los demás, donde hay una comunicación diaria. Evidentemente hace falta tener una estrategia, aunque el referido porcentaje hace alusión más bien a táctica.

P.D.: Esto es el reparto de tiempo de trabajo, pero su posible transducción en cuanto a creación de valor dentro del Sector Público puede sea mayor, no creo que tenga una transducción directa, o al menos me gusta pensarlo así.

TAREA NUMERO #2 DEL CURSO M.O.O.C. – “Innovación en el Sector Público”, organizado por el Instituto de Administración Pública de Andalucía (I.A.A.P.)

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La experiencia OPEN en Seúl

La Experiencia OPEN en Seúl (Corea del Sur) consiste en la mejora de los Procedimientos Administración On líne “OPEN”. Concretamente significa “Online Procedures Enhancement for civil applications) y se pone en marcha en 1999. Surje por el compromiso de los líderes para erradicar la corrupción del Gobierno de la Ciudad como por ejemplo el retrasos innecesarios en Procedmientos Administrativos  o el injusto tratamiento de los asuntos civiles por parte de los Funcionarios. Tuvo como valuarte y principal motor innovador la persona del Alcalde de Seúl, persona de gran prestigio y formación Administrativa a la vez que exento de compromisos con los sectores más corruptos latentes.

Corrupción = Monopolio + Poder de Decisión – Responsabilidad

Principalmente promueve la Transparencia como una forma de eliminar la corrupción. Por Transparencia entiende el aumento en el flujo de la información fresca y confiable relacionada con la decisión administrativa y con los servicios a los ciudadanos.

Implicó:

  • Igualdad de acceso a las informaciones
  • Disposición de todas las informaciones correctas y adecuadas de todos los sectores de interés para los ciudadanos.
  • La información debía de ser confiable, de alta calidad, en un tiempo apropiado, completa, consistente y presentada clara y simplemente.

Núcleo del Plan :

  • En primer lugar, y como ajuste inicial, se eliminaron las regulaciones administrativas no apropiadas.
  • posterioemente poner en marcha un método de “ Reporte de Corrupción al Alcalde” (propiciado por las facilidades de comunicación del inicio de la era del auge de las Nuevas Tecnologías)
  • Incrementar la Transparencia Pública
  • Establecer un Pacto colaborativo “Ciudadanos aliados- Administración Pública” con la finalidad última de Sistema de Investigación Ciudadana

Sociologicamente (Max Weber) probablemente no haya un apelativo más ultrajante y afrentoso para un empleado, oficinista o trabajador público incluso privado, que el que le llamen ¡Burócrata! El tono de la voz, la inflexión y la palabra misma, conllevan una carga semántica poco dignificante. Significa que al empleado le están diciendo flojo, perezoso, holgazán, irresponsable, improductivo, mantenido por el Estado y los impuestos de la sociedad, entre otras cosas no menos moderadas. La burocracia significa lentitud, exceso de trámites, distanciamiento total entre el prestador de los servicios públicos y el usuario de los mismos, producto de una exagerada adherencia de los funcionarios y empleados públicos a los reglamentos y rutinas, a los procedimientos y métodos consignados en los manuales de organización. La burocracia es un mal “irremediable” que el ciudadano percibe como un fantasma que pesa demasiado y que le resulta muy costoso.

El ocultismo por parte de la burocracia surge del deseo de no exponer a la luz sus deficiencias al exponer información. Aumenta la superioridad del profesional informado por medio de mantener sus conocimientos e intenciones secretas y escondidas a fin de evitar ser criticado por sus acciones. El resultado es que el “secreto oficial” es muy abusado para proteger su poder. En muchos casos ese interés por mantener los procesos administrativos ocultos lleva al burócrata a buscar el interés personal y la corrupción.

El Modelo OPEN abrió el papel de la administración a una visión más moderna y no cerrada, pues su verdadero papel es medir, evaluar y prever los riesgos y las incertidumbres.

Dado que la “Administración informal” existe, lo queramos o no. El papel de los administradores es identificarla y aprovecharla estratégicamente, en el marco de la racionalidad administrativa: la adecuación a los fines.

El éxito y el resultado de la puesta en marcha de la implementación OPEN se materializó en que la democracia elevó la voz de los ciudadanos a tal punto que la vieja burocracia asentada en la Administración no pudo ignorarla.

Algunas ventajas a destacar sobre las Organizaciones Administrativas Transparentes para los Ciudadanos

1.-Sistema de Impuestos más justo y abierto (Como ocurrió en el Caso de Seúl)

2.- Traslado hacia el Sector Económico (Público y Privado) de la Economía de Compartir en vez de Competir, que se manifiesta también finalmente como creadora de valor y beneficios.

3.- Mejora en el sentimiento de parte de la Sociedad en el Ciudadano que es participe y colaborador de un proyecto común que beneficia a Administrador y administrado.

Algunas ventajas a destacar para el Gobierno del Camino hacía el Gobierno Abierto

1.- Una Administración cercana al Ciudadano.

2.- Competencia amigable entre los empleados y mejora del Entorno Laboral

3.- La administración pasa a ser proactiva y no “reactiva”.

4.- Una Administración que permite prever los cambios, adaptarse a ellos y, mejor aún, crear las condiciones dentro de las cuales podría desenvolverse en el futuro.

TAREA NUMERO #1 DEL CURSO M.O.O.C. – “Innovación en el Sector Público”, organizado por el Instituto de Administración Pública de Andalucia (I.A.A.P.)

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